VISA THĂM THÂN Ở NHẬT TỪ A-Z
VISA THĂM THÂN Ở NHẬT- tiếng Nhật gọi là 親族訪問ビザ (しんぞくほうもんビザ）
Các bạn đã và đang sống ở Nhật chắc ai cũng ít nhất một lần muốn mời người thân qua Nhật thăm thú du lịch một vài tuần, hoặc “nhờ” bố, mẹ qua vài tháng để phụ giúp chăm sóc con cái. Để hỗ trợ mọi người có thể làm thủ tục một cách nhanh chóng và chắc chắn, mình sẽ chia sẻ các kinh nghiệm và thông tin mình có được về Thủ tục làm Visa thăm thân ở Nhật nhé.
Để tiện theo dõi, đầu tiên mình sẽ thống nhất 1 số cách gọi:
- Người xin visa (ビザ申請人): là người ở phía Việt Nam, làm thủ tục xin visa sang Nhật thăm người thân bên Nhật.
- Người mời (招へい人): là người phía bên Nhật, làm các thủ tục mời.
- Đại sứ quán (Viết tắt ĐSQ): Chỉ Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam – cơ quan chịu trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ và cấp visa.
I. ĐỐI TƯỢNG CÓ THỂ XIN VISA THĂM THÂN Ở NHẬT
Là vợ/ chồng, người thân có quan hệ huyết thống, hôn nhân trong vòng 3 đời với người đang sống, học tập hoặc làm việc ở Nhật dài hạn (từ 1 năm trở lên).
Như vậy:
+ Người xin visa phải là người có quan hệ huyết thống, hôn nhân 3 đời với người mời (ví dụ: là vợ/ chồng, bố/ mẹ, ông/ bà, anh chị em ruột, cô dì chú bác,…)
+ Còn Người mời phải là người có tư cách lưu trú dài hạn, hợp pháp ở Nhật (từ 1 năm trở lên); là sinh viên, tu nghiệp sinh hay nhân viên…đều có thể mời được.
II. HỒ SƠ XIN VISA THĂM THÂN
Bạn hãy chuẩn bị hồ sơ theo đúng các hạng mục sau.
Lưu ý là: Giấy tờ chính minh tài chính chỉ 1 trong 2 bên phải làm: hoặc là bên người xin visa, hoặc là bên người mời.
A. Hồ sơ phía người xin visa cần chuẩn bị
1. Hồ sơ bắt buộc phải có:
(1) Hộ chiếu (1 bản gốc)
(2) Tờ khai xin visa (1 bản gốc). Mẫu tờ khai down load tại đây; các lưu ý và hướng dẫn khi điền tờ khai do Đại sứ quán hướng dẫn xem tại đây.
– Tờ khai có dán sẵn ảnh thẻ (kích thước 4.5cmx3.5cm), ảnh chụp trong vòng 3 tháng, không có chỉnh sửa, mặt sau ảnh có ghi rõ họ tên.
– Tờ khai có 2 trang nhưng các bạn không dập ghim nhé (quy định của ĐSQ).
(3) Giấy tờ chứng minh mối quan hệ họ hàng với người mời. Bạn cần chuẩn bị 1 trong những giấy tờ sau (1 bản photocopy để nộp, 1 bản gốc để trình):
– Giấy khai sinh, hoặc Giấy chứng nhận kết hôn, hoặc Sổ hộ khẩu, hoặc Giấy tờ tương đương khác…
Bạn hãy đánh dấu vào tên của Người xin visa và Người mời trong các giấy tờ trên để nhân viên tiếp nhận dễ kiểm tra.
(4) Giấy tờ xác nhận đặt chỗ máy bay hoặc hành trình
– 1 bản in thông tin xác nhận đã đặt giữ chỗ vé máy bay (chưa trả tiền – Khuyến cáo không được mua vé khi chưa nhận được visa), hoặc một bản in “hành trình bay” trong đó có ghi thông tin họ tên; ngày xuất phát/ngày đến nơi; thời gian chi tiết (mấy giờ, mấy phút); địa điểm xuất phát/ địa điểm đến.
2. Hồ sơ chứng minh tài chính (trường hợp người xin visa chứng minh tài chính):
(5) Người xin visa cần làm 1 trong các giấy tờ chứng minh tài chính sau (1 bản gốc):
– Giấy chứng nhận số dư tiền gửi ngân hàng, và hoặc
– Giấy chứng nhận thu nhập do cơ quan đang làm việc cấp, hoặc các giấy từ chứng minh tài chính khác (ví dụ như sổ đỏ .v.v)
B. Hồ sơ phía người mời bên Nhật chuẩn bị
1.Hồ sơ bắt buộc phải có:
(1) Giấy lý do mời (1 bản gốc). Mẫu Giấy download tại đây.
– Trên giấy lý do mời có đóng dấu hoặc ký tên. Ghi lý do mời chi tiết cụ thể. Trong phần mục đích nhập cảnh, không chỉ ghi chung chung là “thăm thân” mà hãy ghi hoạt động cụ thể tại Nhật Bản.
– Nếu mời từ 2 người trở lên, bạn ghi tên người trưởng đoàn trong tờ giấy lý do mời và kèm theo danh sách người được mời. Mẫu danh sách người được mời download tại đây.
(2) Lịch trình (1 bản gốc). Mẫu lịch trình download tại đây. (Ngoài ra bạn có thể tham khảo mẫu điền sẵn do Đại sứ quán hướng dẫn tại đây).
– Lịch trình phải ghi rõ ngày nhập cảnh, xuất cảnh Nhật Bản. Nếu có tên chuyến bay/ sân bay xuất nhập cảnh nên ghi rõ vào.
– Lịch trình cho các chuyến thăm ngắn ngày từ vài ngày đến 1-2 tuần, cần ghi rõ lịch trình từng ngày, địa chỉ địa điểm đến càng cụ thể càng tốt. Trường hợp bạn mời bố/ mẹ qua để chăm sóc cháu khoảng 2-3 tháng, có thể ghi lịch trình tóm tắt khoảng thời gian ở nhà chăm cháu.
– Ghi rõ cụ thể nơi sẽ nghỉ lại (trường hợp khách sạn ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại; trường hợp nghỉ tại nhà người mời cũng ghi rõ địa chỉ và sdt liên lạc).
(3) Sổ hộ khẩu hoặc Phiếu công dân (住民票)
– Nếu người mời là người Nhật hoặc có vợ/ chồng là người Nhật: Cần nộp Sổ hộ khẩu (1 bản sao)
– Nếu người mời là người nước ngoài đang sống ở Nhật: Cần nộp Phiếu công dân 住民票 (bản không giản lược các hạng mục ghi chú ngoài hạng mục my number và code phiếu công dân) (1 bản gốc)
Giấy tờ này xin ở 役所, mất phí khoảng 300 Yên 1 bản.
(4) Giấy tờ cá nhân khác (trường hợp người mời là người nước ngoài đang sống ở Nhật). Cần chuẩn bị tất cả các giấy tờ sau:
– Thẻ ngoại kiều (在留カード): bản photo 2 mặt thẻ ngoại kiều (1 bản)
– Hộ chiếu (passport): bản photo trang ảnh và tất cả các trang liên quan đến visa và xuất nhập cảnh (1 bản) . Nếu bạn có nhiều visa đi các nước, việc photo sẽ hơi vất vả, tuy nhiên bạn nên photo hết vì đây là quy định của ĐSQ rồi.
2. Hồ sơ chứng minh tài chính (trường hợp người mời chứng minh tài chính):
(5) Giấy chứng nhận bảo lãnh. Mẫu giấy CN bảo lãnh download tại đây.
(6) Giấy tờ chứng minh năng lực tài chính của người mời. Người mời cần chuẩn bị 1 trong các giấy tờ sau (1 bản gốc):
– Giấy chứng nhận nộp thuế năm kế trước (xin tại 役所), hoặc
– Giấy chứng nhận thu nhập do công ty nơi làm việc cấp, hoặc
– Giấy chứng nhận học bổng do trường cấp, hoặc
…các Giấy tờ chứng minh thu nhập khác (tùy vào loại thu nhập của người mời).
Trường hợp để chắc chắn, kèm theo 1 trong các giấy tờ trên, nên làm thêm 1 Giấy chứng nhận số dư tài khoản ngân hàng.
III. QUY TRÌNH NỘP HỒ SƠ
Bước 1 – Gửi hồ sơ từ Nhật về: Người mời bên Nhật hoàn thiện hồ sơ và gửi về Việt Nam. Thông thường gửi qua bưu điện ゆうちょう của Nhật mất phí khoảng 1.000-1.500 Yên. Khoảng 1 tuần là hồ sơ tới địa chỉ tại Việt Nam.
Bước 2 – Hoàn chỉnh hồ sơ: Người xin visa bên Việt Nam hoàn thiện hồ sơ, gộp cùng hồ sơ của người mời và nộp hồ sơ tới Đại sứ Quán Nhật Bản tại Việt Nam.
Bước 3 – Nộp hồ sơ – Bạn có thể nộp hồ sơ theo 2 cách:
- Cách 1: Tự mình đi nộp trực tiếp tại Đại sứ quán địa điểm ở Hà Nội, hoặc thành phố Hồ Chí Minh. Trường hợp trong đoàn có từ 2 người trở lên, chỉ cần 1 người đại diện đi nộp hồ sơ cho cả đoàn. Lệ phí cấp visa phổ thông 1 lần nhập cảnh là 630.000 VNĐ/ 1 người. Bạn nhớ mang theo số tiền này khi đi nộp hồ sơ.
- Cách 2: Nếu bạn ở xa, không có thời gian đến trực tiếp, hoặc muốn được tư vấn về giấy tờ kỹ hơn, bạn có thể nộp qua Đại lý ủy thác do ĐSQ chỉ định (Có mất thêm phí, ngoài mức lệ phí cấp visa 630.000 VNĐ). Danh sách Đại lý ủy thác do ĐSQ chỉ định bạn xem tại đây. Bạn hãy gọi điện cho Đại lý ủy thác theo địa chỉ trong file để được tư vấn kỹ hơn.
Bước 4 – Lấy kết quả: Sau khi hồ sơ được tiếp nhận, bạn sẽ được nhận Giấy hẹn trả kết quả. Bạn hãy đến ĐSQ lấy Visa theo thời gian trên Giấy hẹn. (Trường hợp làm qua Đại lý, Đại lý sẽ gửi visa về nhà cho bạn, hãy xác nhận với Đại lý thời gian bạn có thể nhận đc kết quả).
Theo quy định của ĐSQ, Kết quả sẽ được trả sau 8 ngày làm việc từ ngày hồ sơ được tiếp nhận. Trường hợp hồ sơ chưa đủ hay cần bổ sung, bạn phải bổ sung theo yêu cầu của nhân viên tiếp nhận.
IV. CÁC LƯU Ý
- Trường hợp mời người thân sang chăm sóc khi sinh con, người mời nên kèm theo 1 bản photo sổ tay mẹ và bé (母子手帳).
- Hồ sơ chứng minh tài chính chỉ 1 trong hai bên phải làm. Bạn xem phía bên nào làm thuận tiện hơn thì hãy lựa chọn nhé.
- Về lý do mời, nên ghi rõ ràng, cụ thể và thành thật (Trường hợp cần giải trình nhiều, bạn đính kèm theo 1 tờ giải thích lý do riêng. Trường hợp không có gì cần lưu ý và giải trình, bạn chỉ cần viết trong khoảng 2-4 câu, điền luôn trong tờ lý do mời).
- Các giấy tờ phải được cấp mới trong vòng 3 tháng (trừ các giấy tờ chứng minh quan hệ họ hàng như Giấy khai sinh, sổ hộ khẩu …)
- Về chứng minh tài chính phía người xin visa: theo kinh nghiệm 2 lần mời bố mẹ sang Nhật thăm thân, thì cần sổ tiết kiệm ngân hàng khoảng 80-100tr/ người. Đó là kinh nghiệm bản thân mình – bạn có thể tham khảo, còn mức tối thiểu thì ĐSQ không quy định.
- Ngoài ra, bạn có thể xem hướng dẫn về hồ sơ trực tiếp trên website của ĐSQ Nhật (bằng tiếng Việt), khá rõ ràng và đầy đủ. Link website ở đây.
- Về thời gian làm việc của Đại sứ quán: Từ thứ 2 đến thứ 6 (Thời gian nhận hồ sơ vào buổi sáng từ 8h30-11h30; Thời gian trả kết quả vào buổi chiều từ 1h30-4h45). Chi tiết xem trên webstie Đại sứ quán ở đây (kéo xuống dưới cùng)
Trên đây toàn bộ hồ sơ và quy trình để xin visa Thăm thân ở Nhật. Bạn hãy chuẩn bị đầy đủ và cẩn thận từng giấy tờ, khi đó hồ sơ sẽ nhanh chóng được tiếp nhận và việc xin visa không có gì khó khăn cả.
Có gì thắc mắc bạn hãy để lại trong phần comment để trao đổi thêm nhé. Cảm ơn các bạn!
